Viestinnän merkitys projektityöskentelyssä

 

 

 Projektin aloitus, tiimin muodostuminen

” Opiskeluiden ensimmäiset hetket, ensimmäinen projekti! Jännittää todella paljon, kaikki uutta, ihmiset, asiat, tilat ja tilanteet. Monta muistettavaa asiaa risteilee mielessä. Ensimmäinen tapaaminen tiimin sekä projektin tilaajan kanssa. Tästä se alkaa!”

 

Projektissa viestintä alkaa jo ennen projektia, muodostetaan projektitiimi, käydään läpi projektin aloitusta ja aikataulua. Usein organisaatioilla ja yrityksillä on valmiina jo viestintään soveltuvat ohjelmistot. Viestintä voi tapahtua useaa eri kautta, tärkeintä on, että sisäisestä viestinnästä tehdään tarkka suunnitelma, jota lähdetään noudattamaan. Mitä viestitään, koska viestitään ja miten viestitään. Yhtenäinen linja lähtee suunnitelmasta. Tiimissä jokainen sitoutuu viestinnän toteutumisen onnistumiseen. Projektipäällikkö johtaa ja huolehtii kokonaisuudesta.

 

 

 

Oman roolin sisäistäminen merkityksellistä + vastuualueet

 

” Ahkeraa pohdintaa itsestäni tiimin jäsenenä, viestijänä ja toimijana. Minkälainen on oma tiimini ja miten oma totuttu toimintatapani siihen asettuu? Minkälaiseen rooliin asetun vapaaehtoiseksi, lähdenkö etunenässä kohti projektipäällikön roolia vai tunnustelenko ensin tilannetta? Päätän tunnustella. Muut ovat innokkaita projektipäällikön rooliin, hienoa! Viestintävastaava on oma tittelini, olen tyytyväinen.”

 

Useasti projektista löytyy viestintävastaavan tehtävään valittu vastuuhenkilö. Viestintävastaavan toimenkuvana on viestintäsuunnitelman laatiminen ja sen ajan tasalla pitäminen muutosten ilmaantuessa. Viestintävastaava viestii moneen suuntaan, tiimille, toimeksiantajalle, mediaan sekä yhteistyökumppaneille.

 

 

 

Suunnitelma, suunnitelma, suunnitelma (ja sen seuraamisen työvälineet)

 

” Vähitellen asiat alkoivat asettumaan, jokainen löysi oman roolinsa ja tehtävänsä. Aikataulut saatiin suunniteltua ja opittiin jo hieman tuntemaan toisiamme. Projekti lähti liikkeelle. Huomasin, miten itseeni vaikutti se, että projektityöskentely menetelmänä oli vieras. Excel, projektinhallinnan muut työkalut, Teams, kaikkien näiden käyttö tällä laajuudella oli uutta. Onneksi vaihtoehtoja opettelun lisäksi ei ollut! Kerta kerran jälkeen asiat alkoivat luonnistumaan sujuvammin.”

 

Koko projektin ajan viestintä on suuressa roolissa. Asiat ja suunnitelmat muuttuvat, tulee yllättäviä tekijöitä. Jos viestintä ontuu, seuraa epätietoisuutta, epävarmuutta ja turvattomuuden tunnetta. Projektin kokonaistilanteen etenemisestä vastuussa on projektipäällikkö, mutta jokainen tiimissä on vastuussa ilmoittamaan, jos haasteita ilmaantuu. Viestintä on vastavuoroista ja jokaisen tiimissä on suotavaa tuoda viestintään oma osuutensa ja panostuksensa. 

 

Viestinnän merkitys, kommunikointi

 

” Perustimme yhteisen whatsupp-ryhmän nopeaan viestintään, ajatusten vaihtoon ja tiimihengen luomisen tukemiseen. Viestejä vaihdetaan, opin tuntemaan jokaisen tyyliä, tapaa toimia. Mielenkiintoista! Ryhmässä muistutamme toisiamme päivämääristä, ilmoitamme kun yhteistyökumppanit ovat vastanneet, asiat varmistuneet. Huomaan, että tutulta porukalta on myös ihana kysyä neuvoa ja apua, kun muiden opintojen tiimoilta tulee kysymyksiä. Aina joku jaksaa vastata! Tykkään tästä!”

Projektityöskentely on tiimityöskentelyä. Jotta tiimi toimii, on suunnitelman ja pelisääntöjen lisäksi tärkeänä osana tiimin muodostumiseen viestintä. Viestintä projektista, mutta myös kevyempi viestintä keskenään. Projekteissa työskentelevät saattavat olla lähtöisin eri organisaatioista ja lähtökohtaisesti tuntemattomia toisilleen. Vapaus keskustella, itselleen sopiva määrä, myös muista asioista projektin lisäksi, lisää ihmisten yhteishenkeä ja luottamusta. Kun tiimistä löytyy luottamusta, muutkin asiat toimivat jouhevammin! Avoimuus, pehmeät linjat ja sopiva määrä toverillisuutta ovat tiimeissä ja viestinnässä tätä päivää!

 

Emmi Sköld

Sitaatit kirjoittajan havaintoja ensimmäisestä projektista